سوء التفاهم عبر البريد الإلكتروني

آخر

نعلم جميعًا بديهية غرفة الأخبار: على الرغم من أننا نعمل في مجال المعلومات ، فنحن على يقين من أننا ضعفاء في التواصل مع بعضنا البعض.

ولم يحسن البريد الإلكتروني سجلنا الحافل.

لا شك في أن هذا هو سبب إعجاب الزملاء الودودين ثرى سرينيفاسان سيكتب عمودين بالعناوين 'أنا أكره البريد الإلكتروني' على Poynter Online العام الماضي. كلاهما جعل القراءة ممتازة.

أنا لا أكره البريد الإلكتروني. لكني أكره الطريقة التي يمكن أن تسهم بها في سوء الفهم في مكان العمل. يتسبب البريد الإلكتروني الذي يُساء فهمه في بعض أهم المشكلات التي نواجهها في غرف الأخبار:

• إدارة الوقت


• حل الصراع


• تعاون

عندما يكون البريد الإلكتروني فعالاً ، فإنه يبقي الناس على اطلاع ، ويسرع العمل ويربط الناس عبر المسافات. ولكن في كثير من الأحيان ، يترك لنا البريد الإلكتروني الكثير من الأسئلة ، وتسبب هذه الأسئلة مشاكل.

دعونا نلقي نظرة على بعض الأسئلة الناتجة عن رسائل البريد الإلكتروني التي أسيء فهمها:

سؤال: متى تحتاج هذا؟

لقد أرسلت لي طلبًا للحصول على معلومات أو إجراء بدون إشارة إلى وقت الحاجة إليها. هل هذا عاجل؟ هل يجب أن أخصص عملًا آخر للرد؟ هل هذا طلب 'عندما يكون لديك الوقت' ، ولكنه مطلوب بحلول موعد نهائي معين؟

يمكننا إدارة وقتنا بشكل أفضل عندما تكون رسالة البريد الإلكتروني واضحة بشأن الوقت. من المهم بشكل خاص أن يفهم الرؤساء: عندما ترسل رسالة ، من المرجح أن يفترض الناس أنك تريد اتخاذ إجراء على الفور. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فتأكد من إخبار المستلم. تطوير التعليمات البرمجية الخاصة بك. نعلم جميعًا ما تعنيه ASAP. ربما يمكنك استخدام AYC (على راحتك) أو إنشاء اختصار خاص بك ، شيء مثل WYC (عندما تستطيع - لا تمسح الطوابق للقيام بذلك) كشرط للطلبات الأقل من العاجلة.



سئل: لماذا لم تجيب على سؤالي؟

لقد أرسلت لك رسالة بها سؤالين. مثال:

'أهلا. التحقق لمعرفة ما إذا كانت العدسة الجديدة قد ظهرت. سأسافر في اليومين المقبلين وأريد فقط الحصول على تقرير حالة عن ذلك وما إذا كنت قد رأيت طلبي لقضاء يوم عطلة الأسبوع المقبل '.

ثم يأتي ردك:

'لم يتم إدخال العدسة بعد. حصلت على طلب إجازة '.

الجواب غير كامل ومحبط. قد تتضمن أفضل استجابة تقرير حالة على العدسة وقرارًا بشأن ما إذا كان بإمكاني الحصول على يوم الإجازة هذا أم لا. إذا كنت مشغولاً للغاية بحيث لا يمكنك البحث عن كلتا الإجابتين على الفور ، فقل ذلك: 'لم يتم عرض العدسة بعد - المشكله. سأتحقق لاحقًا اليوم على UPS. لا يزال يتعين عليك تأكيد يوم إجازتك - قد يكون هناك تعارض. سأخبرك بنهاية اليوم '. إخبار الناس عندما تكون قادرًا على إعطاء إجابة يدل على الالتزام والاحترام. بالطبع ، عليك أن تتابع!

نظرًا لأننا نتلقى الكثير من رسائل البريد الإلكتروني ، فقد نقرأها بسرعة ، ثم نتجاهل الإجابة على جميع الأسئلة التي تحتوي عليها. أعد قراءة الاستفسار والرد قبل النقر على 'رد'. قد يساعد هذا العمل الصغير المرسل والمستجيب في تجنب موجة من المراسلات الإضافية بالإضافة إلى بعض التهيج.

الحديث عن تهيج ...

سؤال: هل أنت غاضب مني؟

يفتقر البريد الإلكتروني إلى الشخصية والسياق. يمكن قراءة الكلمات التي نكتبها بعدة طرق. ما يعتقده المرسل أنه فعال ، يمكن أن ينظر المستلم إلى الكتابة الضيقة على أنها مقتضبة ورافضة.

مثال:

أكتب إلى محرري: 'مرحبًا جولي. أحببت محور نهاية العام الخاص بك. أنا أعمل على عمود حول مشاكل البريد الإلكتروني وسأرسل إليك للتحرير بعد الساعة 5 مساءً ، إذا كان ذلك مناسبًا لك '.

تجيب: 'بخير'.

الآن ، باستخدام أفضل مهاراتك المسرحية ، اقرأ تلك الكلمة المفردة 'بخير' بصوت عالٍ ، بخمس طرق مختلفة. قد تتضمن تفسيراتك الخمسة: السعادة أو الرضا أو السخط أو الثقة أو الملل.

كم مرة نضيع فرصة لإضافة الإنسانية والسياق إلى رسائلنا في اندفاعنا نحو الكفاءة؟ لا تحتاج إلى تزيين بريدك بابتسامات - فقط بضع كلمات إضافية ستفي بالغرض. محرر Poynter Online الخاص بنا ، جولي موس ، هو سيد هذا. قد يبدو ردها الفعال على النحو التالي: 'شكرًا على التعليقات! 5 مساءً يجب أن تعمل بشكل جيد. انا اقدر الاشخاص الواقفين.'

سئل: هل هذه حرب؟

لا أستطيع إخبارك بعدد المرات ، عند العمل مع الصحفيين في دراسات حالة لحل النزاعات ، علمنا أن الأمور سارت إلى الجحيم بسبب إرسال بريد إلكتروني غاضبًا. هذه هي المرة التي يتمتع فيها البريد الإلكتروني بالكثير من السمات ، وكلها لاذعة. أنت ترسل رسالة مفخخة ، وليس رسالة. يمكن أن تحمل وزنًا أكبر وتسبب ضررًا أكبر من الكلمة المنطوقة. إذا كنت تهتم بما يكفي بشأن شيء ما للدفاع عنه ، فاهتم بما يكفي للتحدث مع شخص ما بشكل شخصي - وكن مستعدًا للاستماع والتحدث. الحجج عبر البريد الإلكتروني تؤدي فقط إلى تعقيد وتصعيد الوضع السيئ.

يعجبني هذا الشعار الذي سمعته من أحد المشاركين في ندوة بوينتر ، والذي تم تسليمه بطريقة شبيهة بالشرطي: هل تراجعت؟ جاهز للتفجير؟ ابتعد عن لوحة المفاتيح.

الأسئلة: لماذا أنا؟ لماذا هم؟

ألا تحب أن يتم نسخك على رسائل البريد الإلكتروني دون أي فهم لسبب حدوث ذلك؟ لا يمكنك معرفة ما إذا كنت مدعوًا إلى المحادثة ، أو من المتوقع أن يرد عليك ، أو ما إذا كان المرسل ببساطة الانخراط في CYA سلوك.

يمكن أن يكون تقليد الأشخاص مجاملة ، أو السماح للأشخاص بفكرة جيدة أو السماح لهم بمعرفة شيء من المحتمل أن يؤثر عليهم. إن تقليد الرئيس عندما تمدح شخصًا ما هو رسالة واضحة مفادها أنك تريد نشر الأخبار السارة في السلسلة الغذائية.

ولكن ما لم يكن الأساس المنطقي لـ 'cc:' واضحًا للمستلمين كما هو واضح للمرسل ، فهناك مشكلة. لا تفترض أنهم يعرفون. يمكنك أن تسأل الأشخاص في دائرتك عما إذا كانوا يرغبون في أن يتم نسخهم وكيف ؛ البعض يريد حقًا أن يكون في الحلقة بينما قد يحب البعض الآخر إلغاء الاشتراك. إذا كان هناك أي احتمال لسوء الفهم ، فقم بتضمين شرح موجز في رسالة بريد إلكتروني حول سبب نسخ الأشخاص.

سؤال: لماذا الألغاز؟

لم تقم بتضمين أي معلومات اتصال في رسالتك بخلاف عنوان بريدك الإلكتروني. إذا كنت لا أعرفك جيدًا ، ولكني أريد أن أفعل شيئًا فظيعًا مثل الاتصال بك أو إرسال بريد إلكتروني إليك ، فسيكون من المفيد معرفة لقبك وعنوانك ورقم هاتفك. هم تعليم طلاب المرحلة الابتدائية كيفية إعداد رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم للتوقيعات التلقائية في هذه الأيام ، قد يكون الوقت قد حان للقيام بقفزة جريئة في التسعينيات والقيام بذلك أيضًا.

لقد أرسلت لي رسالة لا تحتوي على أي شيء في سطر الموضوع. لقد كان توفيرًا كبيرًا للوقت بالنسبة لك ، ولكن بالتأكيد لم يساعدني. إذا كنت أقوم بفرز البريد الإلكتروني ، فلا يمكنني تحديد ما إذا كانت هذه الرسالة مهمة أم تافهة ، وبالتأكيد لا يمكنني البحث عنها بسهولة لاحقًا حسب الموضوع.

استخدم مهاراتك في كتابة العناوين وساعدني هنا. قد تعمل 'مرحبًا' أو 'سؤال' مع الرسائل القصيرة التي لن أحتاج أبدًا إلى حفظها وإعادة زيارتها. ولكن عندما تكون الرسالة مهمة ، يجب أن يعكسها سطر الموضوع. ويرجى عدم ربط رسالة جديدة وغير ذات صلة برسالة بريد إلكتروني قديمة لنا في ملفك - رسالة ترسلها إلي مع سطر الموضوع الأصلي القديم الذي لم يعد ينطبق على موضوع اليوم.

سؤال: هل تعانين من اضطراب التعلق؟

زميلي بوينتر سكوت ليبين اقترح هذا ، وهو حيوان أليف غيظ له. لا يتعلق الأمر بالأشخاص الذين يعدون بمرفقات ثم ينسون تضمينها قبل الضغط على زر 'إرسال' - نشعر جميعًا بالحرج من هذه الزلة من وقت لآخر. بدلاً من ذلك ، يتأخر سكوت عن عدد الأشخاص الذين يرسلون إليه مرفقات لا يحتاجها. إنه يتحدث عن أشياء مثل بطاقات العمل المرفقة أو الشعارات أو المرفقات في الرسائل دون توضيح سبب رغبته في قراءتها. يمكن للأمتعة الإلكترونية الزائدة أن تسد صندوق البريد أو تبطئ فتح بعض الرسائل.

إنها مشكلة خاصة لأولئك الذين يستخدمون الطلب الهاتفي أو اتصالات الإنترنت البطيئة الأخرى ، ولكن المرفقات غير الضرورية تلتهم الوقت والمساحة حتى لمستخدمي النطاق العريض. كما هو الحال مع البريد الإلكتروني بشكل عام ، فإن إرسال الإشارات ذات الصلة حقًا أنك تحترم وقت المستلم.

سؤال: هل تتجنبونني؟

عندما تعتمد كثيرًا على البريد الإلكتروني ، يمكن للناس أن يتخذوا قرارًا واعيًا من جانبك لإبعاد نفسك. على الرغم من أن البريد الإلكتروني يمكن أن يبقينا على اتصال ، إلا أنه يمكن أن يفرقنا أيضًا. لذا اسأل نفسك: هل هذا شيء يمكنني أو يجب أن أتواصل معه شخصيًا؟ متى كانت آخر مرة تحدثت فيها مع هذا الشخص وجهًا لوجه؟ لا تكن المحرر الذي سمعته من قبل بعض الصحفيين: الشخص الذي يجلس على بعد أقدام قليلة من المراسلين ولكنه يرسل رسائل البريد الإلكتروني بدلاً من مجرد التحدث إليهم.

أنا لا أكره البريد الإلكتروني. في الواقع ، بصفتي شخصًا يعيش في ويسكونسن ويعمل في فلوريدا ، فإنني أرى البريد الإلكتروني على أنه شريان حياتي لزملائي في العمل والصحفيين في جميع أنحاء العالم. لكنني أعلم أن الأمر متروك لي للتأكد من أنني أستخدمه بحكمة - كمصدر للمعلومات ، وليس لسوء الفهم.

الشيء نفسه ينطبق بالنسبة لك. لذلك ، على سبيل المثال ، إذا قررت إرسال هذا العمود بالبريد الإلكتروني إلى الزملاء كأداة تعليمية ، فيرجى التأكد من تضمين ملاحظة تشرح سبب قيامك بذلك.

الأفضل من ذلك ، فقط تحدث معهم.