إعطاء الملاحظات لا يعني. لكنها فن.

صراع الأسهم

أدارت Nisha Chittal فرقًا واستراتيجيات في أماكن مثل NBC News و MSNBC و Vox Media و Travel Channel. تم تسميتها في مجلة Forbes “30 Under 30” في وسائل الإعلام في عام 2016 وشاركت في ONA's Women's Leadership Accelerator في 2018. كما تطوعت كموجهه على DigitalWomenLeaders.com.

تم نشر هذا العمود في الأصل في The Cohort ، نشرة بوينتر الإخبارية للنساء اللائي يمارسن الجنس في وسائل الإعلام الرقمية. انضم للمحادثة بالاشتراك هنا.

في المرة الأولى التي اضطررت فيها إلى تقديم تعليقات سلبية لشخص ما ، كنت أتخوف من المحادثة لعدة أيام. كان تقريري المباشر ذكيًا وموهوبًا ، وكانت رائعة في وظيفتها. ولكن لا يوجد أحد مثالي ، وما زلت أمتلك ردود فعل لأعطيها لها في المجالات التي يمكنها أن تتحسن فيها. كشخص ينفر من الصراع بشكل عام ، شعرت بالرعب لإخبارها أن النسخة التي كانت تكتبها لأحد حسابات منشوراتنا على وسائل التواصل الاجتماعي كانت عادية للغاية وتحتاج إلى ربطها بتقاريرنا الفعلية بشكل أكبر. كنت قلقة من أنها قد تتفاعل بالسلبية والدفاع.

يعد تعلم كيفية التعامل مع الملاحظات - سواء إعطائها أو قبولها - أحد أكثر المهارات أهمية للنمو والنجاح في أي مهنة. ومع ذلك فهو أيضًا من بين أكثر الأشياء إثارة للقلق التي نقوم بها في العمل. لقد أمضيت ساعات طويلة قبل الاجتماعات أفكر في اجترار ما سأقوله وكيف سيكون رد فعل الشخص.

يعد تقديم الملاحظات أمرًا صعبًا على أي شخص ، ولكن بصفتنا قائدات ، نواجه أيضًا ضغوطًا إضافية لنكون محبوبين. أظهرت العديد من الدراسات ذلك بالنسبة للقيادات النسائية ، يرتبط النجاح والاعجاب ارتباطًا عكسيًا - ممارسة الضغط على المرأة لتحقيق التوازن بين أن تكون المديرة وأن تكون محبوبًا. وأنا أعلم من التجربة الشخصية ، ومن التحدث إلى النساء الأخريات في المجموعة ، أننا في بعض الأحيان نتجنب إعطاء الملاحظات لأننا نريد أن نكون لطيفين.

هذا خطأ.

تغير نهجي في التعامل مع التعليقات بشكل كبير قبل عامين عندما قرأت الكتاب ' الصراحة الراديكالية: كن رئيسًا للركلة دون أن تفقد إنسانيتك . ' أمضت المؤلفة كيم سكوت سنوات كمديرة في شركتي Google و Apple ، وطوّرت منهجًا فريدًا للإدارة تجادل أنه يزيد الثقة والسعادة والإنتاجية في مكان العمل. أعادت الراديكالية الصريحة صياغة طريقة تفكيري حول التغذية الراجعة والإدارة.

الفلسفة الأساسية للصراحة الراديكالية هي أن إعطاء الملاحظات لا يعني ذلك. أنت تعطي ردود فعل صريحة ومباشرة لأنك تهتم عن الشخص الآخر.

يصف سكوت بعدين للصراحة الجذرية: الاهتمام الشخصي والتحدي المباشر. إذا كنت قد أثبتت أنك تهتم بهذا الشخص ، فإن تقديم التعليقات يعد جزءًا من ذلك - لأنك تهتم بمساعدة هذا الشخص على النمو والتحسن والنجاح في حياته المهنية.

منذ أن قرأت هذا الكتاب ، فكرت كثيرًا في كيفية تقديم التعليقات. متى تفعل ذلك ، وكيف تفعل ذلك ، وكيف تفعل ذلك بلطف ولكن بوضوح. لقد تألمت بشأن ما سيحدث - ماذا لو غضب الشخص أو أصبح دفاعيًا ورفض تلقي التعليقات؟ ماذا سأفعل بعد ذلك؟ أثناء التحدث إلى أعضاء Cohort الآخرين ، أدركت أنني لست وحديًا في قضاء الكثير من الوقت في التفكير في هذا الموضوع.

إذن ، إليك بعض دروسي المفضلة - ونصائح من خريجي الفوج الآخرين أيضًا.

تكون مباشرة. ولا تفعل 'الشطيرة'.

منذ حوالي خمس سنوات ، تمت ترقيتي مؤخرًا في الفريق الاجتماعي في MSNBC وكنت مديرًا جديدًا. لقد حضرت تدريبًا قياديًا نظمته الشركة حول تقديم تعليقات مؤثرة. افتتح الميسر الجلسة بسؤال الأشخاص عن كيفية تقديم الملاحظات. أفكر في أنني سأكون مشاركًا جيدًا ، فرفعت يدي وعرضت أسلوب الساندويتش الذي ربما قرأت عنه في بعض مقالات الأعمال منذ سنوات: أنت تمدح الشخص ، متبوعًا بالتعليقات النقدية ثم تتابعها مرة أخرى المزيد من الثناء.

شرح لي الميسر على الفور سبب عدم صحة ذلك ، أمام أي شخص آخر في الجلسة (خمن ​​هذا ما أحصل عليه من رفع يدي!). شعرت بالحرج في ذلك الوقت ، لكنني تعلمت درسًا مهمًا. انتشرت تقنية 'الساندويتش' في الماضي ، لكن سكوت أشارت في كتابها إلى أن هذه التقنية يمكن أن تكون مربكة ومضللة للمتلقي.

يكتب سكوت: 'إن فكرة النسبة' الصحيحة 'بين المديح والنقد أمر خطير ، لأنه يمكن أن يقودك إلى قول أشياء غير طبيعية أو غير صادقة أو مجرد سخافة ... فالمديح غير الصادق أو المغالاة من شأنه أن يؤدي إلى تآكل الثقة وإلحاق الضرر بك العلاقات بقدر النقد القاسي المفرط '.

أخبرتني فيرشا شارما ، مديرة التحرير في NowThis News ، كيف اعتادت تجربة أسلوب ساندويتش مماثل ، وعملت على الابتعاد عنها: 'يمكنني أن أجد نفسي أحاول التعامل مع النقد البناء بالكثير من الثناء خوفًا من إزعاج الموظف ، خاصةً إذا كان موظفًا ذكرًا ، لكنني أذكر نفسي: أنا المدير ، وأحاول مساعدتهم في إنتاج أفضل عمل ممكن. كل ما علي فعله هو التحدث بثقة وأن أكون صادقًا '.

كن ملكة تلقي الملاحظات بنفسك

لكن فلسفة سكوت لا تتعلق فقط بإعطاء المديرين المزيد من الملاحظات لمن يديرونهم: الخطوة الأولى لتأسيس ثقافة الثقة والصراحة الراديكالية هي الاستعداد لتقبل النقد. بصفتك رئيسًا ، فأنت لست معفيًا ؛ المدراء يخطئون في كل وقت أيضًا.

يوصي سكوت بسؤال فريقك بانتظام عن آرائهم ، وخاصة النقد. اطلب ذلك ، ثم استمع ، وشكرهم على صراحتهم ، ولا تتخذ موقفًا دفاعيًا. إذا كنت على استعداد لتقبل النقد ، فسيشعر فريقك أنهم قادرون على أن يكونوا أكثر صراحة وانفتاحًا معك - وسيؤدي ذلك إلى نتائج أفضل بشكل عام.

ليس من السهل دائمًا تلقي التعليقات جيدًا ، ولكن القدرة على الاستماع والتعلم منها أمر بالغ الأهمية لتحقيق النجاح.

أخبرني كيم بوي ، مدير ابتكار الجمهور في The Arizona Republic:'أنا أعمل على رد فعلي وجهيًا ولغة جسدي. جزء من كونك مديرًا أعلى هو أيضًا البصريات لكيفية سير الأمور بشكل عام ، لذلك إذا رأى الناس أنني أدوس أو غاضب ، فإن ذلك يجعل من الصعب بناء العلاقات. أحاول أن أبقي رأسيًا مستقيمًا وأن أبقى هادئًا ، وأفكر عمومًا في ما أريد أن أقوله جيدًا قبل أن أقول ذلك. هذا يساعدني على أن أكون أقل دفاعية أو عاطفية بشأن الأشياء التي لا ينبغي أن أكون عليها. هناك ، بالطبع ، أوقات يكون فيها السلوك سيئًا للغاية ولا يمكنني إلا أن أساعده ، لكني أريد أن أجعل ذلك نادر الحدوث '.

Bui محق في أن البقاء على أهبة الاستعداد عند تلقي التعليقات يكون أكثر أهمية عندما تكون مديرًا - ففريقك يراقب رد فعلك. إحدى أدواتي المفضلة للبقاء هادئًا في أي نوع من المواقف العصيبة أو العاطفية هي ممارسة التنفس المتحكم فيه ، وهو تمرين تنفس سهل يهدئ نظامك العصبي.

يضاعف التوثيق تأثير ملاحظاتك

قال العديد من خريجي الفوج الذين تحدثت إليهم أن من أفضل النصائح التي قدموها توثيق الملاحظات. يساعد هذا في التأكد من وجود كلا الطرفين على نفس الصفحة ، كما أنه يُنشئ طريقة سهلة لتتبع وقياس تقدمك.

قالت جارين إمام ، مديرة جمع الأخبار الاجتماعية في NBC News: 'بصفتي مديرة ، أحب أن أكون محددًا للغاية عندما أقدم ملاحظات نقدية ، وبعد ذلك أتابع في رسالة بريد إلكتروني حول تلك المحادثة مع موظف. لقد وجدت أنه من خلال توثيق ملاحظاتي مع الآخرين ، فإن ذلك يجعلني وتقاريري المباشرين مسؤولين. وإذا كانت لدينا مشكلات في المستقبل ، فيمكننا الرجوع إلى هذه الملاحظات للحصول على المساعدة والإرشاد '.

وقال إمام إن هذا يسير في كلا الاتجاهين: 'وبالمثل ، إذا تلقيت تعليقات من مديري ، أود أن أعود مرة أخرى عبر البريد الإلكتروني وإخبارهم بأنني أقر بتعليقاتهم وسأضعها في الاعتبار للمستقبل'.

وافقت شارما: 'التوثيق هو أفضل طريقة لقياس التقدم الفعلي. وإذا كان لديك اجتماعات شخصية أو مكالمات فيديو ، فإن البريد الإلكتروني للمتابعة هو وسيلة رائعة بالنسبة لهم للإشارة إلى تعليقاتك بسهولة ، ولتتذكر ما قمت بتوصيله إليهم بوضوح أيضًا '.

قدم ملاحظاتك بانتظام وعلى الفور

درس رئيسي آخر تعلمته من الراديكالية الصريحة؟ لا تحتفظ بتعليقاتك في اجتماعاتك الأسبوعية مع شخص لواحد (أنت تجري كل أسبوع على حدة ، أليس كذلك؟) أو حتى أسوأ من ذلك - مراجعات الأداء السنوية.

هذا شيء كنت مذنبًا به في نفس التقرير المباشر الذي ذكرته في بداية هذا العمود. كنت أخشى أن تصبح دفاعية وأردت تجنب إجراء محادثات صعبة متعددة ومنفصلة. نظرًا لأنني لاحظت الأشياء التي كنت أرغب في إبداء ملاحظات بشأنها على مدار الأسبوع ، فقد ألاحظ ذلك ذهنيًا ثم أخطط لمعالجتها في اجتماعنا الأسبوعي القادم على حدة.

بالطبع ، بحلول ذلك الوقت ، كانت اللحظة الفعلية بعيدة ، وكان من الصعب تذكر التفاصيل ، مما جعل من الصعب أن أكون واضحًا ومحددًا في توجيهي. لقد بدأت أيضًا في جعل هذه المحادثات تبدو وكأنها عمل روتيني ، أشعر بالقلق حيالها كل أسبوع. بمرور الوقت ، حاولت أن أتحسن في تقديم التعليقات على الفور وبسرعة ، كما يقترح سكوت.

يكتب سكوت: 'إذا انتظرت وقتًا طويلاً لإعطاء التوجيه ، فإن كل شيء يتعلق بهذا الأمر يصبح أكثر صعوبة'. 'مجرد قول ذلك على الفور خلال دقيقة أو دقيقتين ، ثلاثة على الأكثر ، سيستغرق وقتًا أقل من جدولة اجتماع في وقت لاحق.'

باختصار ، ليست هناك حاجة لأن تكون التعليقات ثمينة. اجعله جزءًا من أسلوب إدارتك اليومي.

يجب أن تكون التعليقات شيئًا تفعله كثيرًا بما يكفي بحيث بحلول الوقت الذي تتداول فيه مراجعات الأداء ، لا ينبغي أن يكون أي شيء تقوله مفاجأة كاملة لذلك الشخص. كتب سكوت أن هذه المراجعات الرسمية 'تهدف إلى تعزيز ، وليس استبدال ، ما نقوم به كل يوم.'

التعليقات هي فن - يمكننا دائمًا ممارسته

لقد كنت مديرًا لما يقرب من خمس سنوات حتى الآن ، وأحد الأشياء التي تعلمتها عن الإدارة هو أنه لم يكتشف أحد كل شيء - بما في ذلك الرؤساء. للإدارة منحنى تعليمي حاد ، والحصول عليها بشكل صحيح يتطلب الممارسة. هناك دائمًا مجال للتحسن في الإدارة وتقديم الملاحظات ، بغض النظر عن عدد سنوات الخبرة لديك.

لكنها يمكن أن تكون أيضًا فرحة! واحدة من أكثر اللحظات التي أشعر بالفخر بها كمديرة هي مشاهدة المتدربة التي وظفتها في NBC وهي تتعلم الأمور ثم يتم تعيينها في نهاية المطاف بدوام كامل بعد تخرجها من الكلية. في وظيفة أخرى ، شاهدت تقريرًا مباشرًا يحسن مهاراتها في الكتابة بشكل ملحوظ بعد الكثير من التعليقات والتدريب. هذه اللحظات ، بالنسبة لي ، هي أكثر الأجزاء إرضاءً لكوني مديرًا - وهي مثال جيد على سبب أهمية التعليقات للنجاح.

إن تقديم الملاحظات هو فن يمكنك تحسينه بالممارسة ، ولكن من المحتمل أن يكون دائمًا معقدًا ومحفوفًا بالمخاطر ، بغض النظر عن مرحلة حياتك المهنية التي قد تكون فيها. من الصعب إجراء محادثات صعبة مع فريقك ، حتى عندما تعلم أنها ضرورية.

ولكن عندما تكون لديك ثقافة الصراحة الراديكالية ، فإن الجميع يستفيد. عندما يشعر الناس بالارتياح لأنهم منفتحون وصادقون في العمل ، وعندما يشعرون بالراحة عند تحدي مديرهم أو إخبارهم عندما يكونون على خطأ ، يكون الفريق أكثر سعادة ، وتكون النتائج الجماعية أفضل.

للحصول على رؤى إضافية ، والنكات الداخلية والمحادثات الجارية حول النساء في الوسائط الرقمية ، قم بالتسجيل لتلقي The Cohort في بريدك الوارد كل ثلاثاء.