جديد في العمل عن بعد؟ ستجعل هذه الأدوات انتقالك إلى العمل من المنزل أسهل

صراع الأسهم.

مع استمرار تفشي الفيروس التاجي (حتى تظهر في غرف التحرير ) ، تطلب المنظمات من الموظفين العمل من المنزل عندما يستطيعون ذلك.

بالنسبة للبعض ، قد يعني هذا اكتشاف فجوات في مجموعات الأدوات الخاصة بك. مع وضع ذلك في الاعتبار ، قمنا بتجميع قائمة بالأدوات التي قد تساعدك على تلبية الاحتياجات المختلفة التي قد يواجهها فريقك في البقاء على اتصال وفعالية في العمل.

يكاد يكون من المستحيل تجميع قائمة شاملة نظرًا لمعدل إطلاق المنتجات الجديدة أو إغلاقها لهذه المسألة ، ولكن هذه بعض الأدوات الأكثر شيوعًا التي نراها تستخدمها غرف الأخبار. لقد استهدفنا أيضًا استخدام الأدوات التي تتميز بسهولة الإعداد والاستخدام بدلاً من مشاركة الأدوات المعقدة التي ليس من السهل اعتمادها. لقد قمنا بتضمين معلومات حول الأسعار ولكن يجب عليك التحقق من المواقع الإلكترونية للمنصات للحصول على المعلومات الأكثر دقة حيث قد تختلف حسب حجم مؤسستك واحتياجاتها. ضع في اعتبارك أنه قد يكون لشركتك سياسات حول إصدارات الأدوات التي يمكنك استخدامها بسبب قيود الأمان.

يتم تنظيم هذه الأدوات من خلال ثلاثة احتياجات أدوات مشتركة تشترك فيها معظم المنظمات: الاتصال والتوثيق وإدارة المشروع.

تذكر أن الأدوات التي تستخدمها يجب ألا تكون أكثر تعقيدًا من المهمة التي تحاول إنجازها. اختر ما يناسب سير العمل وأنماط العمل لك ولفريقك.

لإنجاح الاتصال وجهاً لشاشة ، من المهم وضع فهم واضح حول التوقعات لمنصة الاتصال الخاصة بك.

احتضان الطبيعة غير المتزامنة للاتصال عبر منصات المراسلة. نظّم محادثاتك في قنوات أو دردشات حتى لا تصبح المعلومات مربكة أو يصعب العثور عليها. خذ الوقت الكافي لمعايرة إعدادات الإشعارات الخاصة بك للعثور على التوازن الصحيح بين الإعلام والحمل الزائد. استخدم الجداول والحالات لتحديد التوافر.

جوجل Hangouts - مؤتمرات الفيديو

يوفر منتج مؤتمرات الفيديو من Google ، Hangouts Meet ، واجهة سهلة الاستخدام للاجتماعات الافتراضية ومشاركة الشاشة والدردشة. إذا كنت أنت أو مؤسستك تستخدم G Suite بالفعل ، يمكنك استخدام ميزات G Suite المتقدمة على مستوى المؤسسة مجانًا حتى 1 تموز (يوليو). وسيتيح لك ذلك تسجيل الفيديو والاجتماعات لما يصل إلى 250 شخصًا.

إذا كنت قد اشتريت بالكامل استخدام G Suite للبريد الإلكتروني (Gmail) والتقويم (تقويم Google) ، فإن استخدام Google Hangouts Meet أمر بسيط للغاية. سينشئ تقويم Google تلقائيًا مكالمة Meet مع كل دعوة تقويم ترسلها ، وسيتمكن كل شخص في الدعوة من الوصول إلى المكالمة. بمجرد الدخول إلى المكالمة ، تكون الواجهة مباشرة للدردشة ومشاركة الشاشة. إذا كنت تدير حسابًا شخصيًا في G Suite وحساب G Suite للعمل ، فقد يكون الحصول على الحساب الصحيح المحدد في جميع الأوقات أمرًا صعبًا.

التسعير
إذا كان لديك حساب Gmail ، فلديك الإصدار المجاني من Google Hangouts Meet ، والذي يوفر لك 25 مشاركًا لكل مكالمة.

تثاقل - الاتصال غير المتزامن

لقد تم تبني Slack على نطاق واسع ، سواء كان محبوبًا أو مكروهًا من قبل الكثيرين. تدور الوظيفة الأساسية حول المحادثات متعددة القنوات ، ومحادثات فردية ، ومحادثات جماعية صغيرة. ومع ذلك ، يمكنك زيادة استخدامك لـ Slack من خلال الاستفادة من العديد من عمليات التكامل التي يمكنها نقل المعلومات بين Slack والأنظمة الأساسية الأخرى التي قد تستخدمها مؤسستك أيضًا.

يمكنك أن تكون جاهزًا وتعمل مع فريق Slack في غضون دقائق وتكون واجهة الدردشة متاحة بشكل معقول للأشخاص ذوي الخبرة في أنظمة المراسلة عبر الإنترنت.

التسعير
Slack لديه نظام تسعير متدرج. يتضمن الإصدار المجاني سجل رسائل محدود وتكاملات محدودة.

تكبير - مؤتمرات الفيديو

يشمل Zoom مؤتمرات الفيديو ومشاركة الشاشة والدردشة وتسجيل الفيديو في اشتراك المستوى الأساسي. تجعل الواجهة البديهية إلى حد ما من السهل نسبيًا على المشاركين التنقل بمجرد دخولهم الجلسة.

يعد إعداد حساب أمرًا سريعًا ، ولكن يجب أن تستغرق بضع دقائق لتتعرف على عناصر التحكم لبدء اجتماع حتى تعرف مكان كل شيء عندما تحتاج إليه. تعتبر عناصر التحكم داخل واجهة مكالمات الفيديو واضحة ومباشرة وسيتمكن معظم المستخدمين من معرفة كيفية الوصول إلى الدردشة أو مشاركة الشاشات إذا لزم الأمر. ستمنحك مستويات الاشتراك الأعلى المزيد من الأدوات ، مثل الغرف الفرعية ، والتي يمكن أن تكون مفيدة إذا كنت تنسق محادثة مع مجموعة أكبر من الأشخاص.

التسعير
يحتوي Zoom على نظام تسعير متدرج. يسمح الإصدار المجاني للمستخدمين باستضافة ما يصل إلى 100 مشارك ، وله اجتماعات فردية غير محدودة ، و 40 دقيقة كحد أقصى لاجتماعات المجموعة ، وعدد غير محدود من الاجتماعات الإجمالية.

سكايب - مؤتمرات الفيديو

Skype هو خيار آخر لاستضافة مكالمات الفيديو أو الصوت مع ما يصل إلى 50 شخصًا. يمكنك أيضًا استخدام Skype للاتصال بالأشخاص غير الموجودين على النظام الأساسي. يسهل Skype مشاركة الملفات أثناء المكالمة ومشاركة الشاشة والمراسلة. أحد الاختلافات الكبيرة بين Skype و Zoom هو أنه على Skype يمكنك إدارة دفتر جهات اتصال وبدء مكالمات مع الآخرين ، بدلاً من دعوة الأشخاص إلى غرفة الاجتماعات الخاصة بك أو جدولة مؤتمر فيديو كما تفعل في Zoom. يعمل Skype مثل تجربة الهاتف التقليدية ، بينما يعمل Zoom مثل غرفة الاجتماعات الافتراضية.

كانت هذه المنصة موجودة منذ فترة وخضعت لعدد لا بأس به من التغييرات على مر السنين. إذا مر وقت طويل منذ أن استخدمته ، فقد تفاجأ بالعثور على بعض الأشياء الجديدة. الواجهة قابلة للتنقل بسهولة لأي شخص لديه خبرة في المراسلة عبر الإنترنت.

التسعير
تقدم Microsoft إصدارات مختلفة من Skype كمنتج. يعتمد السعر في الغالب على استخدامك للاتصال.

مجموعة WhatsApp - رسائل واتصالات آمنة

يوفر WhatsApp مكالمات عبر الإنترنت ورسائل مشفرة من طرف إلى طرف. يتيح لك التطبيق إنشاء مجموعات مختلفة وإرسال رسائل إليها. كان في الأصل تطبيقًا للجوال ولكن إصدار سطح المكتب متاح الآن.

ينظم WhatsApp الواجهة من خلال الدردشات والمكالمات. ستظهر الدردشات قائمة بمجموعاتك. ما عليك سوى نقرتين للدخول إلى واجهة المجموعة أو إنشاء واجهة جديدة أو إرسال رسالة إلى جهة اتصال. يمكنك أيضًا تعيين الحالة الحالية لمساعدة فريقك على معرفة وقت تواجدك.

التسعير
WhatsApp مجاني تمامًا.

من المحتمل أن يكون لديك بالفعل مستودع وثائق موجود - وهو نظام لتتبع المعلومات التي يحتاج الجميع للوصول إليها. إذا لم تكن كذلك ، فهذه فرصة لإنشاء واحدة.

حتى عندما تعود إلى المكتب ، من المهم أن يكون لديك مكان موثوق به للمعلومات عندما يكون لدى الأشخاص أسئلة. قم بتخزين ممارسات فريقك ، والعروض التقديمية للمشروع ، والاستعراضات السابقة ، وملاحظات الاجتماعات ، وطرح الأفكار في مكان يمكن التنبؤ به ، وسوف يستفيد كل فرد في مؤسستك ، سواء عن بعد أم لا. ستساعدك هذه الأدوات في ترتيب منزل التوثيق الخاص بك.

مستندات جوجل - معالجة النصوص والمستندات وجداول البيانات

غالبًا ما يُنظر إلى مُحرر مستندات Google على أنه Microsoft Word ، ولكن على الإنترنت. بينما يصمم نفسه على معالج كلمات ، فقد أصبح بالفعل أكثر من مجرد استنساخ Word. لقد أصبح الآن أداة المستندات الرقمية الفعلية. في جوهرها ، وظائفها بسيطة للغاية ويجب أن تكون مألوفة لأي شخص استخدم معالج النصوص. ومع ذلك ، نظرًا لارتباطه بخط منتجات Google Drive بالكامل ، بما في ذلك جداول بيانات Google و Google Slides ، يمكن لمحرّر مستندات Google استيراد البيانات والمخططات والجداول من هذه المنتجات. يمكنه أيضًا تشغيل البرامج النصية المخصصة.

إذا كنت قد استخدمت معالج نصوص ، فلن تواجه مشكلة في البدء في إنشاء مستند في محرر مستندات Google. يمكن أن يكون تنظيم تلك المستندات تحديًا أكبر بقليل. يعد محرر مستندات Google جزءًا من Google Drive ، حيث يمكنك تنظيم المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية بطرق مختلفة. ينتهي بك الأمر إلى إنشاء نظام ملفات خاص بك في Google Drive ، بما لا يختلف عن نظام الملفات بجهاز الكمبيوتر. تمامًا مثل منتجات Google الأخرى ، إذا كنت تحتفظ بحساب G Suite شخصي وحساب G Suite للعمل ، فإن إدارة الحساب الذي تستخدمه في وقت معين يمكن أن يمثل تحديًا.

التسعير
مجانًا لجميع مستخدمي G Suite.

طابور - التوثيق وإدارة المشاريع

Coda هو نظام توثيق يهدف إلى الجمع بين خيوط متعددة. القيمة الفريدة في Coda هي القدرة على الحصول على أنواع ملفات مختلفة في مساحة واحدة. يمكن أن تعيش الشرائح وجداول البيانات والجداول الخاصة بك داخل نفس المستند ، بدلاً من الاضطرار إلى التنقل بين المنتجات المختلفة. يكون هذا مفيدًا للغاية إذا كان لديك موارد مختلفة تحتاج إلى تجميعها معًا أثناء العمل في مشروع.

نظرًا لوجود الكثير من الأشياء المختلفة التي يمكنك القيام بها والكثير من عمليات الدمج المختلفة للاستفادة منها ، فمن المفيد إلقاء نظرة على معرض قوالب Coda للتعرف على ما هو ممكن. هذا مهم بشكل خاص إذا وجدت أن لوحة الرسم الفارغة مربكة ولست متأكدًا من كيفية تنظيم عملك.

التسعير
تقدم Coda نظام خطة متدرج. يشتمل الإصدار المجاني على عدد غير محدود من المحررين وصانعي المستندات ، وعدد غير محدود من المشاهدين ، وحجم مستند محدود ، وحصص منخفضة في التشغيل الآلي ، وعمليات تكامل محدودة (على الرغم من أنها ليست أدوات شائعة قد تحتاجها) ، وسجل إصدار لمدة 7 أيام ، وتعاون في الوقت الفعلي ، ومجلدات غير محدودة ودعم المجتمع.

خيالى - التوثيق وإدارة المشاريع

Notion هو وافد جديد غالبًا ما يُنظر إليه على أنه منافس لمُحرر مستندات Google. حقًا ، يحاول دمج أدوات متنوعة مثل Evernote و Trello و Airtable في واحدة. يتيح لك Notion إنشاء وتنظيم المستندات التي يمكن أن تفعل الكثير أكثر من معالجة الكلمات. يمكن أن تتضمن المستندات الموجودة في Notion قوائم المهام والتقويمات وقواعد البيانات والمزيد. إذا كنت بحاجة إلى مكان لتنظيم المستندات وإدارة المهام التي تنشأ عن تلك المستندات ، فيمكن أن يكون Notion حلاً شاملاً لتلك المشاكل.

قد تكون فكرة Notion عن الصفحات والتنظيم محيرة في البداية. يجب أن يكون لديك رؤية واضحة للمستندات التي تريد تخزينها في Notion قبل الغوص فيها. يمكن أن تحل الكثير من المشكلات المختلفة ، لذا اكتشف حالة الاستخدام الخاصة بك قبل أن تغمرها.

التسعير
يحتوي Notion على نظام خطة متدرج. يوفر الإصدار المجاني عددًا غير محدود من الأعضاء والضيوف ، 1000 'كتلة' (بشكل فعال ، أقسام من المحتوى) و 5 ميغابايت من مساحة تخزين الملفات.

ايفرنوت - توثيق

Evernote له تاريخ طويل كتطبيق شخصي لتدوين الملاحظات. لقد سمح للأفراد منذ فترة طويلة بكتابة الملاحظات وجمع المعلومات من الويب وتنظيم المعلومات باستخدام نظام قوي لوضع العلامات والتصنيف ، مما يجعلها أداة بحث شائعة. قد لا يعرف البعض أن Evernote يحتوي أيضًا على ميزات تعاون مقابل سعر. تحتوي خطة عمل Evernote على ميزة تسمى Spaces ، والتي تجمع ملاحظات الفريق والمستندات معًا بتنسيق يشبه Drive.

يمكن استخدام Evernote ببساطة شديدة كمكان لكتابة الملاحظات. لكنها تحتوي على طبقات وطبقات من الميزات التي يمكنها مواجهة أقوى مستخدمي الطاقة. يتيح لك أداة قص الويب الخاصة به حفظ صفحات الويب وملفات PDF من الويب وتخزينها في حساب Evernote الخاص بك. يمكنك استخدام العلامات والبحث لتصفية ملاحظاتك بطرق لا تنتهي.

التسعير
Evernote لديه نظام خطة متدرج. يتضمن الإصدار المجاني إمكانات كاملة لتدوين الملاحظات ، بالإضافة إلى وضع العلامات والبحث ، وعدم مشاركة الملاحظات.

تعمل أدوات إدارة المشاريع على نطاق واسع من الأنظمة الأساسية البسيطة التي تدير مكونًا واحدًا إلى المنتجات واسعة النطاق التي تتناول نطاقًا واسعًا من الوظائف التي قد تكون مطلوبة في المؤسسة.

تريلو - ادارة مشروع

Trello هو نظام مرئي مفيد لتنظيم العمل الذي يجب القيام به باستخدام البطاقات والقوائم. يمكنك إنشاء سير عمل يناسب فريقك بشكل أفضل ، حيث يمكن نقل العناصر بسرعة وسهولة بناءً على حالتها. قدم Trello أيضًا قواعد وعمليات تكامل يمكن أن تساعد في الحفاظ على الهيكل التنظيمي الخاص بك قابلاً للإدارة. يحتوي Trello أيضًا على قوالب في حالة احتياجك إلى بعض الأفكار حول كيفية تحقيق أقصى استفادة من وظائفه.

واجهة المستخدم واضحة ومباشرة بشكل معقول وليست مربكة بالطريقة التي يمكن أن تكون بها بعض منصات إدارة المشاريع. يعمل Trello أقل من بعض الأنظمة الأساسية الأخرى ، ولكن يمكن أن يكون هذا أمرًا جيدًا لأنه يقوم بما يخطط للقيام به بشكل جيد وبدون فوضى من الوظائف الزائدة.

التسعير
يحتوي Trello على نظام خطة متدرج. يتضمن الإصدار المجاني لوحات شخصية غير محدودة ، وبطاقات غير محدودة ، وقوائم غير محدودة ، وحد أقصى لتحميل الملفات 100 ميغا بايت ، و 10 لوحات جماعية وأتمتة محدودة.

طاولة هوائية - إدارة وتنظيم البيانات

أفضل طريقة للتفكير في Airtable هي أن تكون بمثابة جدول بيانات يحتوي على قوى خارقة. باستخدام Airtable ، يمكنك تنظيم البيانات بتنسيق جدولي مألوف ، ولكن يمكن أن تتحول بعد ذلك إلى لوحات كانبان وتقويمات ومعارض مرئية تشبه Trello. يمكنك إعداد نماذج مخصصة تغذي مدخلات المستخدم في قاعدة بيانات Airtable الخاصة بك. بالنسبة للمستخدمين المحترفين ، يحتوي Airtable على 'كتل' ، والتي تضيف وظائف إضافية للمكونات الإضافية إلى الجداول ، مثل الترميز الجغرافي والمخططات وحتى طريقة لتصميم صفحات الويب بناءً على البيانات الموجودة في جدولك.

يستخدم Airtable لغة فريدة لوصف وظائفه. ما قد تفكر فيه عمومًا على أنه جدول بيانات أو قاعدة بيانات يسمى 'قاعدة'. يحتوي على 'كتل' (للمستخدمين المحترفين) تدمج تقنيات المكونات الإضافية في القواعد الخاصة بك. بمجرد تجاوز اللغة ، فإن Airtable هي أداة جداول بيانات مرنة للغاية تمنحك بعض القوة المفيدة على ورقة Google.

التسعير
يحتوي Airtable على نظام خطة متدرج. يتضمن الإصدار المجاني قواعد غير محدودة ، 1200 سجل لكل قاعدة ، 2 جيجا بايت من مساحة المرفقات لكل قاعدة وأسبوعين من تاريخ المراجعة.

نطاق - ادارة مشروع

يعالج Range عمل معرفة من يفعل ماذا وأين توجد الفرق من حيث الأهداف. يسهل تطبيق Range التخطيط الفردي للمهام وعمليات تسجيل الوصول الجماعية مع الجداول الزمنية والاستفادة من مجموعة واسعة من عمليات التكامل مع التطبيقات التي من المحتمل أن تستخدمها ، مثل Slack و Google Drive و Calendar و Trello و Github.

يحتوي على واجهة مستخدم سهلة الاستخدام وترشدك عملية الإعداد إلى كيفية استخدامه. تتوفر النصائح والأمثلة في جميع طرق العرض حتى ترفضها.

التسعير
النطاق مجاني لفرق تصل إلى 10 أشخاص. إنها 14 دولارًا أمريكيًا شهريًا لكل زميل إضافي في الفريق.

الإثنين - التوثيق وإدارة المشاريع

يوم الإثنين هو نظام منظم من قبل مجلس الإدارة لإدارة المشاريع وسير العمل. ترتبط عمليات التكامل بالتطبيقات التي ربما تستخدمها بالفعل. تعرض طرق العرض المختلفة ، مثل عبء العمل والجداول الزمنية ، حالة العمل بطرق مفيدة مما يسهل قياس ما يتم القيام به ومتى. يمكن أتمتة الوظائف باستخدام إجراءات أتمتة بدون رموز يمكنها تبسيط المهام.

يقدم الموقع الكثير من الوظائف ولكن عملية الإعداد للحسابات الجديدة تقوم بعمل لائق في إرشادك خلال عملية إنشاء لوحة جديدة. يتوفر الكثير في الواجهة ، لذا قد يستغرق الأمر بعض الوقت للتعرف على الوظائف المتاحة.

التسعير
يوجد يوم الاثنين نظام خطة متدرج ، حيث يعتمد التسعير على عدد المستخدمين. توفر الخطة الأساسية ، التي تبلغ 39 دولارًا لخمسة مستخدمين شهريًا ، لوحات غير محدودة ، و 20 نوعًا من الأعمدة ، وعرض Kanban ، والنماذج المضمنة ، وسعة تخزين 5 جيجابايت ، وسجل نشاط لمدة أسبوع واحد.

العنصران الأخيران في هذه القائمة هما أنظمة أساسية قوية لإدارة المشاريع قد تكون أكثر مما تبحث عنه إذا كنت تحاول فقط معالجة الفجوات المؤقتة في سير عملك. ومع ذلك ، إذا كنت مستعدًا لتقييم أنظمة أساسية أكثر كثافة لإدارة المشاريع ، فهذه خيارات شاملة يجب وضعها في الاعتبار.

أسانا - وثائق الكل في واحد ، وإدارة المشاريع ، ومنصة الاتصالات

Asana عبارة عن نظام أساسي لإدارة المشاريع على نطاق واسع يمكنه معالجة مجموعة متنوعة من التطبيقات عبر التسويق والمبيعات والعمليات والمنتجات واحتياجات إدارة سير العمل المختلفة. من الصعب وصف جميع وظائفها بإيجاز لأن Asana تتناول مساحات إدارة مشروع متعددة. إنه يشمل الكثير من وظائف مجموعة من المنتجات المذكورة أعلاه ، بما في ذلك الاتصالات وإدارة المهام والجداول الزمنية وسير عمل المشروع والمزيد.

التسعير
أسانا لديها نظام خطة متدرج. يتضمن الإصدار المجاني إدارة المهام ؛ طرق عرض القائمة والمجلس والتقويم ؛ المحال إليهم وتواريخ الاستحقاق ؛ ما يصل إلى 15 من أعضاء الفريق وتكامل التطبيقات.

معسكر القاعدة - وثائق الكل في واحد ، وإدارة المشاريع ، ومنصة الاتصالات

يعد Basecamp ، الذي تم بناؤه بواسطة شركة كانت رائدة في مجال العمل عن بُعد منذ ما قبل ، رائعًا ، بحل جميع احتياجاتك الرئيسية من الأدوات في حل شامل واحد. في Basecamp ، تقوم بإنشاء مشاريع. ضمن المشاريع ، يمكنك إنشاء قوائم المهام وتعيين المهام وإرسال الإعلانات إلى أعضاء الفريق وجدولة الاجتماعات ومشاركة المستندات وبدء الدردشات الجماعية. مع كل ذلك ، يمكن لـ Basecamp نظريًا أن يحل محل Google Docs و Slack و Dropbox و Trello و Asana.

يؤكد Basecamp بقوة على الطبيعة غير المتزامنة للعمل عن بعد. إذا كنت تبحث عن حل يتيح لك العمل مع أشخاص في جداول زمنية مختلفة ، وفي أماكن مختلفة ، وبقدرات مختلفة للاتصال عن بُعد ، فإن Basecamp يعد حلاً مثيرًا للاهتمام بشكل خاص.

الشراء في منتج مثل Basecamp يعني الشراء في فلسفة إدارة المنتج بالكامل. إنه يعمل حقًا مع بعض الأشخاص ويؤدي إلى إيقاف تشغيل الآخرين. ولكن إذا كنت مستعدًا لحل شامل ، فإن قضاء الوقت في تعلم Basecamp سيعلمك الكثير حول ما يصلح لمؤسستك وما لا يصلح.

التسعير
99 دولارًا شهريًا لعدد غير محدود من المستخدمين والمشاريع.

تايلر فيشر هو نائب مدير قسم التكنولوجيا في محفز الأخبار . يمكن الاتصال به على tyler@newscatalyst.org وعلى Twitter على تضمين التغريدة .

هيذر براينت هي نائبة مدير المنتج في محفز الأخبار . يمكن الوصول إليها على heather@newscatalyst.org وعلى Twitter على تضمين التغريدة .

تساعد News Catalyst المؤسسات الإخبارية على تحويل نفسها إلى أعمال رقمية مستدامة.