كيف يمكن للصحفيين استخدام برنامج Excel لتنظيم البيانات الخاصة بالقصص

يتجه الصحفيون بشكل متزايد إلى Microsoft Excel - أو برامج جداول البيانات المماثلة مثل أرقام أبل - للنهوض بتقاريرهم. إنهم يستخدمون جداول البيانات لتتبع ميزانيات المدينة وإحصاءات لعبة البيسبول وتمويل الحملات وبيانات المستشفيات.

إذا لم تكن تستخدم جداول البيانات بالفعل ، فمن الصعب معرفة من أين تبدأ. في هذه المقالة ، سأقدم بعض الإرشادات للصحفيين الذين يرغبون في استخدام برنامج Excel ولكن لديهم خبرة قليلة في استخدامه.

صيغ بسيطة

يتم إعداد برامج جداول البيانات كجداول من الخلايا ، مرتبة في أعمدة رأسية (يتم تعيين حرف لكل منها) والصفوف الأفقية (يتم تعيين رقم لكل منها). يعتبر تقاطع أي عمود وصف خلية. لذلك ، ينتج العمود A والصف 1 في الخلية A1.

تتمثل إحدى أعظم فوائد جدول البيانات في القدرة على دمج الخلايا لإنشاء بيانات جديدة. نحقق ذلك من خلال الصيغ.

لنفترض أن الخلية A1 لها قيمة 6 والخلية B1 لها قيمة 2. يمكننا إجراء العمليات الحسابية على هذه الخلايا. في الخلية C1 ، يمكننا كتابة علامة التساوي (هذا يخبر الخلية التي نكتبها معادلة) ، ثم حدد الخلية A1 ، واكتب علامة الجمع ، وحدد الخلية B2. اضغط على رجوع وسترى قيمة الخلية C1 تساوي الآن 8.

إذا هذا …

... يصبح هذا:

إذا قمت بتغيير الصيغة في الخلية C1 لتقرأ '= A1-B1' ...

... ستتغير قيمة C1 إلى 4.

وبالمثل ، إذا تم تغيير الصيغة إلى '= A1 / B1' ...

... ستصبح قيمة C1 3.

وإذا تم تغيير الصيغة إلى '= A1 * B1' ...

... ستصبح قيمة C1 12.

إذا قمت بتغيير قيم A1 أو B1 ، فستتغير نتائج الصيغة في C1 وفقًا لذلك.

في الأمثلة أعلاه ، يفترض جدول البيانات أن أنواع البيانات في A1 و B1 هي أرقام. لكن في بعض الأحيان ، تحتوي الخلايا على أنواع أخرى من البيانات.

أنواع البيانات

يمكن أن تحتوي الخلايا على نص (يُعرف أيضًا بالسلاسل) والنسب المئوية والتواريخ والمدد الزمنية والعملة والمزيد.

تخيل لو قمنا بتغيير نوع الخلية A1 و B1 من 'رقم' إلى 'نص'. بالنسبة للمبتدئين ، لن يتمكن Excel بعد الآن من إجراء العمليات الحسابية على تلك الخلايا. لكن هذا لا يعني أن Excel لا يمكنه تنفيذ الصيغ بهذه الخلايا. يمكنك ، على سبيل المثال ، الاستمرار في 'إضافة' A1 إلى B1. يمكنك استخدام نفس الصيغة على النحو الوارد أعلاه ، ولكن تغيير + إلى &. ثم ، بدلاً من الحصول على '8' ، تحصل على '62'. ذلك لأن Excel أصبح الآن ' التسلسل ' الخلايا.

إذا هذا …

... يصبح هذا:

قد يكون هذا مفيدًا ، على سبيل المثال ، إذا كانت لديك أرقام هواتف مقسمة حسب الأجزاء المكونة لها وأردت إضافتها معًا. قد يكون لديك عمود من رموز المنطقة ، وعمود للتبادلات وعمود من أرقام الأسطر ، والتي قد تبدو كما يلي:

من الواضح أننا لا نريد 'إضافة' هذه الأرقام معًا. نريد أن نجمعها معًا لإنشاء رقم هاتف واحد. ونريد أيضًا إدخال شخصيات جديدة في هذه الصيغة. نريد تنسيق رقم هاتفنا ليبدو كما يلي:

(202) 543-1001

للقيام بذلك ، نحتاج إلى إدراج نص آخر في صيغتنا. لإضافة أحرف أخرى ، نحيطها بعلامات اقتباس ونضعها بعلامة العطف. على سبيل المثال ، في الخلية D1 ، نكتب:

= ”(“ & A1 & ”)“ & B1 & ”-“ C1 كما هو موضح هنا:

لتوسيع هذه الصيغة إلى أسفل العمود ، انسخ الخلية D1 والصقها في الخلايا الأخرى. يعد Excel ذكيًا بدرجة كافية لتغيير A1 و B1 و C1 إلى A2 و B2 و C2 تلقائيًا ، مما يؤدي إلى ما يلي:

تشمل الأنواع الأخرى من البيانات التي يمكن لبرنامج Excel التعامل معها ما يلي:

• بلح
• المدد
• النسب المئوية
• العملات
• الكسور
• الترميز العلمي

من خلال تحديد نوع البيانات التي تحتوي عليها الخلية في Excel ، يمكنك التحكم في كيفية عرض المعلومات ، ويمكنك معالجة هذه المعلومات بشكل صحيح. على سبيل المثال ، إذا كانت لديك خلية تحتوي على 12/25/2011 وأخبرت Excel بتحليل هذا الحقل كتاريخ ، فيمكن لبرنامج Excel حينئذٍ عرض 25 ديسمبر 2011 أو 25/12/2011 أو كيفما تريد.

وبالمثل ، إذا أضفت '7' إلى 25 كانون الأول (ديسمبر) 2011 ، فستحصل على النتيجة المتوقعة ليوم 2 كانون الثاني (يناير) 2012. ولكن هذا لن يحدث إلا إذا حددت نوع البيانات. للقيام بذلك ، حدد الخلايا التي تريد تحديدها ، وانقر على قائمة التنسيق وحدد 'الخلايا'. لن تكون قادرًا على تحديد نوع الحقل فحسب ، بل ستتمكن أيضًا من توفير تنسيق للحقول.

فصل الأعمدة

في بعض الأحيان يكون لديك جدول بيانات يتم فيه دمج البيانات ، لكنك تريد فصلها. الوضع الشائع يتضمن الأسماء.

تخيل عمود أسماء يبدو كالتالي:

ربما تريد فصل الأسماء إلى عمودين: الاسم الأول والاسم الأخير.

للقيام بذلك ، حدد العمود ، وانتقل إلى قائمة البيانات وحدد 'نص إلى أعمدة'. (قد تختلف طريقة العملية اعتمادًا على إصدار Excel الخاص بك. هذه الإرشادات مخصصة لبرنامج Excel 2008 لنظام التشغيل Mac.) سيكون لديك خيار تحديد عرض ثابت (أي عدد معين من الأحرف) ، أو محددًا معينًا ، مثل كمسافة أو علامة تبويب أو فاصلة أو فاصلة منقوطة أو محدد من اختيارك. في مثالنا ، سنحدد 'مسافة' وننقر على 'إنهاء'.

ستنتهي بعد ذلك بما يلي:

باستخدام الرؤوس

يمكن أن يمثل تتبع جميع أعمدتك تحديًا. للمساعدة في الحفاظ على سلامتك العقلية ، يمكنك إنشاء صف رأس عنوان كل عمود. فقط أدخل صفًا جديدًا أعلى المستند. يمكنك بعد ذلك تسمية كل عمود في صف الرأس هذا.

إذا كان جدول البيانات يحتوي على الكثير من الصفوف ، فإن التمرير لأسفل يعني أنك تفقد صف العنوان. لإصلاح ذلك ، يمكنك 'قفل' صف الرأس. الطريقة غير بديهية إلى حد ما. حدد الصف جميل w صف الرأس (أو الصفوف) ثم انتقل إلى قائمة النافذة وحدد 'تجميد الأجزاء'. (ملاحظة ، هذا يعمل فقط في طريقة العرض 'عادي'.)

الآن ، عند التمرير خلال المستند ، يظل صف الرأس في مكانه ، مما يجعل من السهل دائمًا معرفة ما تبحث عنه:

يعمل هذا أيضًا مع الأعمدة.

الفرز والتصفية

الآن بعد أن أصبح لديك صف العنوان الخاص بك ، يمكنك بسهولة تصفية وفرز بياناتك.

إذا قمت بالنقر فوق عمود وحدد أحد أزرار فرز شريط الأدوات ، فسيتم إعادة ترتيب جدول البيانات بالكامل ، بما في ذلك صف الرأس. هذه مشكلة. لفرز البيانات مع الحفاظ على صف العنوان ، انتقل إلى قائمة البيانات وحدد 'فرز'. هناك ، سيكون لديك القدرة على تحديد ترتيب الفرز الخاص بك. في الجزء السفلي من النافذة ، يمكنك السماح لبرنامج Excel بمعرفة أن لديك صف رأس ، والذي سيحتفظ به البرنامج في الصف الأول.

تتطلب الطريقة الأسهل خطوة وسيطة. انتقل إلى قائمة البيانات وحدد 'تصفية' ثم 'تصفية تلقائية'. سيؤدي القيام بذلك إلى إضافة أسهم صغيرة إلى خلايا الرأس. من هذه الأسهم ، يمكنك فرز العمود بسرعة وإنشاء عوامل تصفية ، كما هو موضح هنا:

على سبيل المثال ، من خلال تحديد 'مرشح مخصص' ، يمكننا تصفية العمود C (الاسم الأخير للرؤساء) لإظهار تلك الصفوف فقط حيث يحتوي الاسم الأخير على الحرف 'o'. بعد النقر فوق 'موافق' ، سترى John Adams يختفي من القائمة.

لإعادته ، ما عليك سوى النقر على أسهم الرأس في هذا العمود وتحديد 'إظهار الكل'.

الجداول المحورية

الآن بعد أن أتقنت بعض الطرق الأساسية للتعامل مع بياناتك وتنظيمها ، دعنا نستكشف بإيجاز إحدى أقوى الأدوات في Excel: الجدول المحوري. يسهل الجدول المحوري إجراء تحليل للبيانات الموجودة في جدول البيانات.

في هذا التمرين ، سأستخدم جدول بيانات يسرد المساهمات لأعضاء الكونغرس. يتم تعيين فئة لكل مساهمة. لذلك ، تحتوي جداول البيانات هذه على عمودين: 'مبلغ المساهمة' و 'نوع المساهمة':

لنفترض أنني أريد إضافة جميع المساهمات حسب الفئة. للقيام بذلك ، سأقوم بتشغيل جدول محوري من خلال الانتقال إلى قائمة البيانات وتحديد 'تقرير الجدول المحوري ...'

في مربع الحوار الناتج ، سيُطلب منك تحديد مصدر البيانات التي ترغب في تحليلها. سنحدد 'قائمة أو قاعدة بيانات Microsoft Excel'. سيُطلب منا بعد ذلك تحديد نطاق خلايا البيانات التي نريد استخدامها. سيتم تعيينه افتراضيًا على جدول البيانات بالكامل ، ولكن إذا كنت تريد استخدام مجموعة مختارة فقط من البيانات ، فيمكنك تحديد جزء جدول البيانات الذي تريد استخدامه. سوف نعتمد على الافتراضي.

ثم سيسألك معالج الجدول المحوري عما إذا كنت تريد الجدول في ورقة جديدة. يمكنك أن تقول نعم. ثم ينتهي بك الأمر مع جدول ولوحة عائمة تبدو كالتالي:

يتوقع Excel أن تقوم بسحب وإفلات تسميات الرؤوس في اللوحة العائمة في الموضع المناسب في الجدول.

الآن ، نريد إضافة المساهمات حسب الفئة. للقيام بذلك ، سنقوم بسحب 'نوع المساهمة' إلى الجزء الأيسر من الجدول ، حيث تقول 'إفلات حقول الصفوف هنا'. ثم سنُسقط 'المبلغ' في المنطقة الرئيسية من الجدول ، حيث تقول 'أفلت عناصر البيانات هنا'.

يضيف الجدول الناتج المبالغ حسب الفئة تلقائيًا. يمكننا أن نرى ، على سبيل المثال ، أن هناك فئتين من المساهمات ، 'النفقات الفخرية' و 'نفقات الاجتماعات'. بلغ مجموع المبالغ لكل منهما 69059.752.99 دولارًا و 08787082.93 دولارًا على التوالي ، كما هو موضح هنا:

لكن ربما لا نريد المجاميع. ربما نريد أن نرى متوسط ​​المساهمات لكل فئة. ما عليك سوى النقر على رمز 'إعدادات الحقل' في اللوحة العائمة (وهو الرمز الذي يحتوي على الحرف 'i' الأزرق) وقم بتغيير التلخيص إلى 'المتوسط'.

الآن سترى أن متوسط ​​المصروفات الفخرية كان 11،563.92 دولارًا ومتوسط ​​نفقات الاجتماع 7،149.78 دولارًا ، كما هو موضح هنا:

أو يمكننا حساب عدد المساهمات حسب كل فئة. انقر فوق رمز 'إعدادات الحقل' مرة أخرى ثم حدد 'العدد'.

لا تكون الجداول المحورية بديهية في البداية ، ولكن بمجرد فهمها ، تصبح أدوات لا غنى عنها لتحليل البيانات في جدول البيانات بسرعة.

يعد برنامج Excel (وبرامج جداول البيانات الأخرى) أدوات قوية وجزءًا مهمًا من الترسانة الرقمية للمراسل. على الرغم من أن هذا البرنامج التعليمي ليس شاملاً بأي حال من الأحوال ، إلا أنه يجب أن يمكّنك من البحث في جدول البيانات التالي الذي تحصل عليه دون خوف.

هذه القصة جزء من بوينتر المأجورون / المتسللون سلسلة تتميز كيف يتم التي تركز على ما يمكن للصحفيين تعلمه من الاتجاهات الناشئة في التكنولوجيا والأدوات التقنية الجديدة.