الإدارة عبر الهاتف؟ 10 أفكار لمكالمة جماعية أفضل

(الصورة من DepositPhotos)

كيف يمكنني إدارة الأشخاص الذين لا أستطيع رؤيتهم؟

هذا سؤال أحصل عليه من عدد لا بأس به من المديرين الذين يعملون مع الموظفين عن بعد والمستقلين ويتواصلون معهم عبر Skype و Google Hangouts والبريد الإلكتروني والمحادثات عبر الإنترنت ونعم الهاتف.

يتضح مما يطلبه المديرون أنه على الرغم من الابتكارات في تكنولوجيا الاتصالات ، لا يزال من الصعب التواصل بشكل فعال مع الأشخاص الذين يعملون في موقع آخر.

أتذكر التحدي جيدًا. في وظيفتي المكتبية الأولى في The Philadelphia Inquirer ، نسقت تغطية الصحيفة لنيوجيرسي ، وتعلمت الكثير عن المقامرة في الكازينو ، ومستنقعات التوت البري ، ومواقع النفايات السامة Superfund والسياسيين الفاسدين. نظرًا لأنني كنت في فيلادلفيا وعمل معظم طاقم العمل في مكاتب تقع في ترينتون وتتجه جنوبًا ، فقد تعلمت أيضًا الكثير حول الإدارة عبر الهاتف.

في السنوات التي تلت ذلك (وكان هناك عدد قليل جدًا) ، غالبًا ما اشتمل استخدامي للهاتف على جمع مجموعات من الأشخاص لإجراء مكالمات جماعية. تم استدعاء البعض لإصدار إعلانات أو مشاركة المعلومات. قدم آخرون طريقة لطرح الأفكار أو مناقشة مقاربات مشكلة ما. تم احتجاز بعضهم شهريًا أو أسبوعيًا أو حتى يوميًا حتى يتمكن أعضاء فريق العمل اللامركزي من إيجاز بعضهم البعض والتخطيط معًا. وتم استدعاء البعض للتعامل مع قضايا محددة لمرة واحدة.

سمعت مؤخرًا من مدير طلب نصائح حول تسهيل إجراء مكالمة جماعية فعالة. مع الاعتراف بأن هذا فن وليس علمًا ، وأنه يجب عليك تصميم نهجك الفردي وفقًا للاحتياجات والصفات الفريدة لمجموعتك ، أقدم هذه الأفكار. آمل أن يكونوا متعاونين.

1 . تعرف على المشاركين. تتم الخطوة الأولى في إجراء مكالمة جماعية ناجحة قبل وقت طويل من اتصال أي شخص. تحتاج إلى معرفة المشاركين - وهم بحاجة إلى معرفتك. لذا قم بزيارة المواقع البعيدة الخاصة بك كلما أمكن ذلك. كن قادرًا على وضع الوجوه بالأصوات. (لقد عملت مع اثنين من المراسلين المستقلين في جيرسي لمدة أربع سنوات ولم أقابلهم شخصيًا أبدًا.) قد لا تتمكن من زيارة موظفي مكتبك والمستقلين كل أسبوع ، أو حتى كل شهر ، لذلك عندما تستطيع ، اجعل الزيارة مهمة - معالجة قضايا العمل التي تتيح لكل منكما رؤية الآخر أثناء العمل.

اثنين. ضع هدف. حتى إذا تم تعليق المكالمة كل أسبوع لمناقشة قضايا مثل إصدار الأحد القادم ، أو مقاييس موقع الويب الخاص بك أو تقدم مشروع طويل الأجل ، فضع هدفًا واضحًا لكل مكالمة. إذا كان كل ما تريد القيام به هو التأكد من أن الجميع يعرف ما يعمل عليه زملاؤهم ، فيمكنك إخبار الجميع بإرسال شيء ما كتابيًا وتفريغ الاجتماع. ولكن إذا كنت ترغب في تحديد أفضل قصة هذا الأسبوع ومشاركة الأفكار لعرضها التقديمي ، فتأكد من أن كل شخص في المكالمة يعرف ذلك مقدمًا - ويساعد في تحقيق ذلك. تذكر أنه إذا قمت بدعوتي لإجراء مكالمة ، فأنا بحاجة إلى فهم سبب وجودي هناك وما الذي يُتوقع مني المساهمة به في نجاحها. يبدأ ذلك عندما أفهم هدفك. (وكن واقعيًا. لا يمكنك إنشاء إستراتيجية وسائط اجتماعية في مكالمة واحدة مدتها 60 دقيقة. ولكن يمكنك الاتفاق على عملية وتعيين المهام إلى المشاركين في المشروع. هذا هو التقدم.)

3. إعداد جدول الأعمال. وتقاسمها. قبل المكالمة ، أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى المشاركين يتضمن هدف المكالمة وأي نقاط مناقشة محددة. إخباري مسبقًا بما سنناقشه يمنحني فرصة للتفكير في المشكلة وما قد أساهم به. إذا كنت انطوائيًا ، فقد ساعدتني كثيرًا. قم أيضًا بتضمين في البريد الإلكتروني أسماء أولئك الذين سيكونون على المكالمة. سيساعدني ذلك في تخيل من يجلس حول طاولة المؤتمر الافتراضية هذه.

4. البدء (والانتهاء) في الوقت المحدد. إذا كان من الصعب إدارة اجتماع شخصيًا عند وصول الأشخاص في جميع الأوقات ، فسيكون الأمر أكثر صعوبة عند دخولهم في مكالمة جماعية بعد بدئها. إذا كانت المكالمة ستبدأ في الساعة 2 ظهرًا ، فابدأ الساعة 2 ظهرًا. ومتابعة أولئك الذين يصلون متأخرين بشكل مزمن. ومن ناحيتك ، تأكد من إنهاء المكالمة عندما قلت إنها ستنتهي.

5. خذ لفة. في بداية المكالمة ، أحب أن يعلن المشاركون في المكالمة عن حضورهم. هذا يحقق شيئين: يساعد المشاركين على تخيل من يجلس حول طاولة المؤتمر الافتراضية ؛ ويتيح لي ذلك فرصة لإعداد قائمة مرجعية للأشخاص الموجودين في المكالمة - حتى أتمكن من التأكد من سماع صوت الجميع.

6. ضع توقعات للمشاركة. دعوة الناس. تتيح لك المكالمات الجماعية ، مثل جميع الاجتماعات ، إرسال مجموعة متنوعة من الرسائل ، مثل: 'نحتاج إلى أفكار كل فرد في هذه المنظمة'. 'أعلى الأصوات لن يكون لها ميزة.' 'سنتعامل مع أفكار الجميع باحترام.'

إن كثرة المكالمات الجماعية ، مثل الكثير من الاجتماعات الشخصية ، تنتهك هذه المبادئ ، والمنظمة أكثر فقراً بالنسبة لها. بصفتك ميسِّرًا ، يمكنك تتبع من يقوم بالحديث واسأل أولئك الذين يتسمون بالهدوء عما يفكرون فيه. إذا كان شخص ما على وشك التحدث عن 26^ذالوقت ، قل بأدب ، 'قبل أن تتحدث يا ويليام ، لماذا لا نسمع من سوزان؟' لا تنسوا هذا لك يتصل.

وكن حذرًا بشأن عدم تشجيع المشاركة بآرائك - فكلماتك لها وزن كبير. مرة أخرى ، تذكر أن الاجتماع لك. يمكنك التحدث متى شئت. لذا دع الآخرين يذهبون أولاً.

7. ابق على المسار الصحيح. ابق عينك على هدفك والمحادثة على هذه النقطة. عندما تتجول مناقشة مصممة لإبراز أفكار لتحسين أداء الموعد النهائي في جدال حول من فعل ماذا في إحدى الليالي في أكتوبر ، فاحكم الأمور. كرر الهدف ولخص تقدم المجموعة حتى الآن. ثم دع المناقشة تستأنف.

8. لا تخافوا من الصمت. تفسير الصمت في مكالمة جماعية هو شيء من الفن. يفترض العديد من الميسرين أن الصمت يعني توقف المناقشة وأنه من مسؤوليتهم بدء المحادثة. لكن تذكر رد المراسل الجيد على الصمت: دعه يتعطل. غالبًا ما يملأها الشخص الذي تتم مقابلته - وأحيانًا يأخذ المحادثة إلى مكان أعمق. أو الرد على الصمت بإعادة صياغة القضية قيد المناقشة ؛ اطرح سؤالاً يساعد المجموعة على النظر إلى القضية من منظور مختلف. المحصلة النهائية: لا تدع الصمت يجعلك تترك المناقشة بسرعة كبيرة. ربما لا يزال لديها أماكن جيدة للذهاب.

9. اتفق على الخطوات التالية. عندما تقترب من نهاية المكالمة ، لخص ما أنجزته المجموعة ، واربطه بالهدف المعلن للاجتماع واقترح الخطوات التالية. ماذا ستفعل بنتائج الاجتماع؟ ماذا تريد أن يفعل الآخرون في المكالمة؟ من الذي سيقدم تقريرًا خلال المكالمة التالية؟ متى يكون؟ اترك للجميع فكرة واضحة عن سبب كون المكالمة استخدامًا مثمرًا لوقتهم.

10. متابعة مع البريد الإلكتروني. بعض المديرين مثل شخص ما في المكالمة لأخذ دقائق مفصلة وتوزيعها على المشاركين بعد ذلك. عادةً ما أميل إلى رسالة متابعة قصيرة عبر البريد الإلكتروني ألخص فيها ما أنجزناه وما اتفقنا على أنه سيكون الخطوات التالية. لكن دع الموقف يوجه متابعتك. إذا كان هدفك هو تبادل الأفكار للحملة الانتخابية القادمة وأنتجت المكالمة 57 فكرة ، فإن رسالة بريد إلكتروني تسردها جميعًا تخبر المجموعة أن لديها الكثير من الأفكار الجيدة. إذا كان هدفك هو تحديد التقدم المحرز في برنامج تدريب الموظفين المستمر ، فقد تكون فقرة موجزة كافية.

الأهم من ذلك ، تذكر أن إدارة الموظفين عبر الهاتف تعتمد على نفس الأساسيات مثل الإدارة الشخصية. سوف يرتفع نجاحك ويهبط على جودة العلاقات التي تبنيها مع هؤلاء الموظفين. ويساهم كل تفاعل تحصل عليه معهم - سواء كان ذلك فرديًا أو جماعيًا - في جودة هذه العلاقات.

اطلب بعيدا. (أنا فقط أمزح.)